E-facturatie

Electronisch factureren, wat is het?

Elektronisch factureren (e-factureren) is het digitaal versturen en automatisch verwerken van een factuur. Het levert tijd op omdat automatische verwerking fouten vermindert. Wat de informatie op de factuur betekent (wat het adres is, de factuurregel of de BTW) is helemaal vastgelegd bij een e-factuur. Betekenis van de informatie op een papieren of PDF-factuur vereist (foutgevoelige) interpretatie.

E-facturen staan juridisch gezien gelijk aan een papieren factuur. De ontvanger moet bij een factuur, of de deze op papier staat of digitaal is, kunnen aantonen dat deze authentiek (herkomst) en integer (onveranderd) is en, als BTW wordt teruggevraagd, dat de levering of dienst waar de factuur naar verwijst ook echt is geleverd. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ICreative.

Soorten e-invoices

Er zijn verschillende machine-leesbare formaten facturen. Het meest gebruikte is het UBL-formaat (Universal Business Language). Bestanden in dat formaat kunnen worden ingelezen door de meeste boekhoudpakketten. Facturen kunnen per e-mail worden verstuurd (en dan geupload in het pakket) of direct worden uitgewisseld tussen computers: in dat laatste geval zijn gespecialiseerde factuurdienstverleners nodig. In Simpler Invoicing hebben deze factuurdienstverleners afspraken gemaakt over technische uitwisseling en waarborgen op authenticiteit (herkomst van een factuur) en integriteit.

E-facturatie verplicht

Alle overheden worden wettelijk verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken die voldoen aan een Europees semantische model voor e-facturatie (kernfactuur) en een beperkte lijst van syntaxen. Naar verwachting zal in ieder geval de syntax UBL (Universal Business Language) hiertoe behoren. Het Europees semantisch factuurmodel en een daarop gebaseerde beperkte lijst van syntaxen zullen begin 2017 worden gepubliceerd.